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Disminuye tus Cuentas por Pagar

Todo empresario tiene obligaciones que cumplir, entre las principales están todos los pagos e insumos de la empresas., pero tener una buena gestión ayuda a cumplir con todas estas obligaciones y mantener el baro a flote.

Si se trata de cuentas a pagar en un plazo menor a doce meses se les conoce como cuentas por pagar de corto plazo, y si el plazo es de más de doce meses son cuentas por pagar de largo plazo.

Para llevar un buen control primero es necesario analizar estas cuentas por acreedor y por documento de origen, esto es fecha, folio del documento e importe, incluyendo los pagos ya realizados si existen. Es indispensable catalogarlos por fecha de vencimiento para evitar pagos moratorios.

Para que el control sea más preciso, se requiere separar las funciones de recepción de mercancía, autorización del pago y la firma de cheque para liquidación. Así como cotejar periódicamente los registros de importes recibidos y cuentas por pagar con los proveedores.

Es importante elaborar un expediente de pagos por proveedor y por cada factura, si procede un informe de recepción y la referencia de pago (cheque), las facturas pagadas en su totalidad deben ser canceladas.

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Para garantizar que realmente se pague lo que se está recibiendo, debe de existir un mayor control de las devoluciones y reclamos a proveedores.

Sin importar si se trata de pagos a corto o a largo plazo, un buen procedimiento de comprobación interna incluye:

  • La verificación del cuadro contable de las partidas y saldos que integran cada cuenta, clasificándolas conforme a su contenido.
  • Analizar mediante las edades los adeudos que ya han vencido.
  • Verificar que exista documentación que justifique las obligaciones de pagos pendientes, además de conciliaciones y convenios de pagos suscritos.

El inadecuado control de las obligaciones que ha contraído la empresa acarrea que se dejen de pagar las deudas, aunque existan los fondos necesarios para su cancelación, esto conlleva un incremento de la deuda por intereses, inclusive la suspensión indefinida de entrega de mercancía, o hasta la cancelación del crédito adquirido.

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